Hoe het werkt

Als u kiest voor het vastleggen van een vast aantal diensten per week stellen wij, in samenspraak met u, een vast team samen. Zo kunt u rekenen op flexibiliteit, continuïteit en kwaliteit, hetgeen voor u, de uitzendkracht en voor ons prettig en overzichtelijk werkt. Het team wordt tevens in samenspraak met u ingewerkt waarna de diensten volledig kunnen worden gedraaid door de uitzendkrachten worden ingevuld. Bestaat uw team uit meer dan 4 personen dan stelt Ivoren Wachters voor uw team een Project Manager aan. De Project Manager is uw aanspreekpunt en staat in geval van nood stand-by. Onze projectmanagers worden weer ondersteund door een van onze accountmanagers. Uw accountmanager is en blijft eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening in uw hotel.

Inwerken

Wij vinden, net als het hotel, het inwerken een zeer belangrijk proces! De voorkeuren voor het opstellen van de inwerkprocedures verschilt per hotel en per keten. Wij adviseren een inwerktraject van minimaal 5 nachtdiensten waarvan er een één avonddienst is en één ochtenddienst en dan drie nachtdiensten. Zo weten onze nachtreceptionisten wat overdag gebeurt en maken ze meer check-ins en check-outs mee. Gezien het feit dat elk hotel verschillende brand standerds heeft mag u zelf de nachtreceptionisten inwerken.

Roostering

Wij maken gebruik van een zeer gebruiksvriendelijk en dynamisch online tool waarmee roosters gemaakt worden. Op die manier zorgen we ervoor dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van actuele diensten. Daarnaast zijn wij via ons noodnummer 24/7 beschikbaar voor een noodoproep!

Projectmanager

Als klant krijt u en onze nachtreceptionisten die bij u werken altijd een vaste accountmanager toegewezen. Al onze accountmanager hebben een relevant hotel gerelateerde opleiding genoten en daarnaast hebben ze uitgebreide hotel ervaringen. In veel gevallen is er sprake van een groot receptieteam. Deze grote teams worden dan ook versterkt middels het inzetten van een meewerkend projectmanager. De projectmanager is een nachtreceptionist die extra verantwoordelijkheden op zich neemt. Deze zijn (o.a.) het maken van roosters, het inwerken van nieuwe collega's en het onderhouden van contact met u en het communiceren van eventuele procedure wijzigingen naar de overige teamleden.

Back-up

Bij elke ingeroosterde dienst wordt een extra nachtreceptionist als back-up ingeroosterd. Op de dag van de betreffende dienst is de back-up tot 0:00 bereikbaar en beschikbaar om in te vallen voor een eventuele zieke collega.

Reporting

Om een continue kwaliteit van de dienstverlening te garanderen houden wij alle contact momenten, afwijkingen in de dienstverlening en eventuele incidenten bij. Aan het eind van elk periode ontvangt u hiervan een rapportage van ons. Zo zien we samen wat het gemiddelde is van de geleverde kwaliteit in combinatie met het leveringspercentage en de eventuele afwijkingen ten opzichte van de afspraken in de voorgaande periode.